Breaking News

Penyelenggaraan Acara Pers

Oleh : meliana (20150400012)

   Dalam menyelenggarakan media relations, praktisi PR pada umumnya memiliki event-event spesial untuk mengundang wartawan ataupun redaktur. Event ini digunakan unuk saling berinteraksi dan saling memberi informasi terbaru. Inti dari event-event tersebut adalah menjalin hubugan baik dan erat antara perusahaan dan  pihak media. Relasi yang terjalin tersebut dapat memberikan banyak manfaat bagi praktisi PR. Beberapa event spesial yang di selenggarakan perusahaan untuk menjalin hubungan positif, yaitu konferensi pers, pers tour dan resepsi pers.

    Konferensi pers (KP), terdiri dari dua jenis yaitu yang direcanakan dan yang tidak di rencanakan. Dalam pelaksanaannya perlu diperhatikan isu yang akan dibahas. Isu yang dibahas harus menarik bagi masyarakat atau menyangkut kepentingan masyarakat luas. Selain isu yang akan dibahsa perlu diperhatikan juga narasumbernya.

Beberapa hal yang perlu diperhatika dalam perencanaan sebuah KP yaitu dengan :

  1. Merancang topik atau tujuan KP
  2. Merancang strategi penyampaian dan pengendalian topik yang dibahas
  3. Menetukan media yang akan diundang berdasarkan pertimbangan audiens dan menarik atau tidaknya topik yang dibahas dengan media yang bersangkutan
  4. Menentukan narasumber yang akan berbicara dengan media
  5. Menenukan tempat KP
  6. Merancang keseluruhan acara
  7. Menentukan pihak-pihak ketiga yang diajak berkerjasama
  8. Menghubungi pihak-pihak ketiga untuk gambaran anggaran biaya yang diperlukan
  9. Menentukan sovenir atau pers kit
  10. Meniapkan ID card wartawan jika diperlukan
  11. Membuat jadwal acara dan menentukan pihak yang bertanggung jawab

Setelah adanya perancangan, perlu dilihat juga beberapa hal terkait pelaksanaan yaitu :

  1. Melaukan pengecekan ulang sebelum acara berlangsung baik mengenai ruangan ataupun seluruh properti yang akan digunakan
  2. Menghubungi narasumber untuk mengingatkan jadwal acara dan konfirmasi kehadiran
  3. Melakukan koordinasi yang baik dengan para penanggung jawab tiap-tiap bagian
  4. Jika diperlukan para staf tamu memperkenalkan staf penting yang bisa dihubungi oleh wartawan
  5. Memperkenalkan narasumber kepada pihak wartawan selagi menunggu para tamu undangan lain
  6. Melakukan KP tepat waktu
  7. Mengendalikan topik KP dengan strategi mengmbalikan tujuan KP
  8. Memonitor pertanyaan-pertanyaan wartawan dan membuat catatan khusus untuk evaluasi
  9. Memonitor media yang mempublikasikan dan menjadikan bahan evaluasi
  10. Merekam seluruh kegiatan KP dari awla hingga akhir

Pers tour (PT), merupakan acara yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk memberikan wartawan kesempatan untuk berkunjung dan melihat secara langsung mulai dari kondisi, aktivitas serta permasalahan yang dihadapi organisasi. Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan hubungan baik organisasi dengan wartawan media.

Perncanaan PT :

  1. Menentukan tujuan PT
  2. Menetukan media yang akan dilibatkan sesuai dengan audiens dan momen PT
  3. Menetukan pihak internal yang terlibat dan melakukan pembagian tugas
  1. Menentukan dan menyusun keseluruhan acara PT dengan baik (waktu, tempat, serta akomodasi)
  2. Menentukan pihak-pihak ketiga yang diajak berkerjasama
  1. Menetukan keseluruhan anggaran/biaya acara tersebut
  2. Menyediakan segala hal yang diperlukan dalam acara tersebut

Pelaksanaan PT :

  1. Meghubungi media yang akan diundang seminggu sebeum acara berlangsung
  2. Melakukan konfirmasi kehadiaran wartawan yang akan datang lima hari sebelum acara berlangsung
  3. Memeberikan kebutuhan yang dioerlukan wartawan dua hari sebelum acara
  4. Memandu perjalanan dengan mengkaitakan pada tujuan PT
  5. Melakukan perjalanan dan melayani kepentingan wartawan
  6. Melayanin dengan ketulusan dan kejujuran akan sangat dihargai
  7. Melakukan evaluasi terhadap publikasi atau tulisan medianya

Resepsi pers (RP), resepsi pers atau pertemuan khusus dengan media yang bersifat ceremonial sangat penting untuk meningkatkan hubungan baik dengan media dan biasanya dilakukan di hari –hari tertentu. RP hampir sama dengan RT yang sama-sama tidak memiliki target khusus dalam peliputan, namun tetap melakukan eveluasi pada publikasi media yang bersangkutan. RP dilakukan bisa memiliki nilai berita namun juga bisa tidak memilikinya tapi pimpinan pasti akan memberikan statmen yang menarik bagi wartawan agar dapat dikutip oleh media.

 

Sumber : bab 8 buku “Media Relation” Diah Wardhani

media2015

3 thoughts on “Penyelenggaraan Acara Pers

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *